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Secrétaire : faire évoluer le métier pour éviter la sous-charge de travail

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Marco Arabica Kilo Pur Grossiste Café 1 Moulu 1 boissons San de KG

Publié le 24/10/2008

A propos

Référence
455
Catégorie
Effectif
[20 à 49] Petites entreprises
Code APE
Région
Île-de-France
1 1 boissons de Grossiste KG San Café Marco Kilo Moulu Arabica Pur
L’évolution de l’informatique conduit à réduire le travail de dactylographie des secrétaires. Dans ce ministère, ces dernières se trouvent confrontées à une réalité difficile à vivre : la sous-charge de travail. Leur trouver de nouvelles perspectives professionnelles devient un enjeu majeur.
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Publié le 24/10/2008

Description 

La généralisation de l’informatique a modifié la répartition des activités entre cadres et secrétaires, réduisant de plus en plus la de la dactylographie dans le travail des secrétaires. Au sein de ce grand ministère, la demande d’appui dactylographique, activité historique des secrétaires, varie beaucoup d’une direction à l’autre. Dans deux directions notamment, l’activité dactylographique est devenue marginale, alors que la proportion de secrétaires rapportée au nombre de cadres est élevée (une trentaine d’assistantes pour 100 cadres).

Demande 

Le métier de secrétaire évolue vers un profil d’assistant(e), la dactylographie laissant la place à de nouvelles activités d’appui technique. L’écart entre les compétences traditionnelles de la secrétaire et le renforcement, voire le développement, de nouvelles activités n’a pas été anticipé. Un véritable malaise s’est installé parmi les secrétaires dessaisies de leur tâche : « Avant, j’étais occupée toute la journée, je ne voyais pas le temps passer. Maintenant, c’est terrible, j’ai l’impression de ne pas servir à grand chose… ».

Comment prendre en compte ce métier en mutation et dépasser le phénomène de sous-charge de travail qui s’est installé ? Comment offrir aux secrétaires de nouvelles perspectives professionnelles tout en répondant aux besoins de l’organisation ? Des questions auxquelles cette grande administration veut répondre.

Démarche 

Fini le temps de la secrétaire frappant sur son clavier à longueur de journée ! L’analyse du travail permet d’identifier deux grands types d’activités courantes : le traitement de l’information avec le peu d’assistance dactylographique qui reste encore (mise en forme de document, relecture), le suivi et l’enregistrement de données, le classement, la reprographie, la commande de fournitures… d’une part, les activités de facilitation pour lesquelles la secrétaire offre un relais d’information auprès de l’équipe (diffusion de documents, gestion des agendas et des déplacements, filtrage téléphonique, accueil et renseignements, relances…) d’autre part.

D’autres activités d’appui et de facilitation se sont développées ou renforcées selon les besoins des équipes comme l’assistance bureautique (mise à jour et gestion de bases de données, extractions de données, mise en forme de graphiques…), l’assistance à la gestion de dossier ou la préparation des documents d’aide à la décision, ou encore des activités de classement et d’archivage.

La spécificité des équipes auprès desquelles les secrétaires interviennent les conduit parfois à se saisir de nouvelles compétences : la gestion administrative, avec le suivi de dossiers liés à la comptabilité ou au budget ; la gestion de l’information à travers la constitution de dossiers de presse, de dossiers documentaires, de la veille documentaire ; l’informatique, via l’assistance de premier niveau aux utilisateurs, la définition et la mise en place d’un archivage électronique commun, l’utilisation de nouveaux matériels informatiques… Malgré les efforts pour développer les activités d’assistances, le volume de travail disponible reste insuffisant. Et de nombreuses tâches se révèlent fragmentées, répétitives, parfois peu qualifiées.


Au-delà de ce constat, l’analyse du travail révèle, derrière l’appellation uniforme de secrétaire, plusieurs types de compétences développées en fonction de l’environnement immédiat de travail. Cette analyse de l’activité permet de dégager trois types d’emplois structurés autour d’activités spécifiques : la secrétaire dactylographe, en voie de disparition ; la secrétaire assistante (traitement de l’information, facilitation, assistance bureautique, assistance au suivi et à la gestion de dossiers, préparation de dossiers d’aide à la décision, archivage) ; enfin, la secrétaire assistante “double profil“ (gestion administrative, gestion du personnel, gestion de l’information, informatique).
Mettre en débat les résultats de l’analyse ouvre deux pistes principales de travail : réfléchir sur de nouveaux projets professionnels réorientant les déroulements de carrière, enrichir le travail en approfondissant la maîtrise des nouvelles activités. Une refonte partielle de l’organisation des services pourrait ainsi se profiler.



Croiser la population actuelle des secrétaires et la variété des équipes auprès desquelles elles interviennent, conduit le ministère à identifier des profils-types associés à de nouveaux parcours professionnels. L’objectif est bien sûr de proposer, dans l’ensemble des services, des parcours qualifiants en fonction des souhaits des agents et des besoins de l’organisation.

Bilan 

Mettre à plat les besoins de chaque service, identifier les attentes des secrétaires en matière de projet professionnel, construire un plan de formation permettant d’ajuster les compétences aux souhaits individuels et aux besoins de l’organisation : autant d’actions à entreprendre. La recomposition du métier des secrétaires et des perspectives professionnelles associées renouvelle leur intérêt professionnel.

La cartographie des postes conduit à redistribuer la charge de travail au sein du collectif de secrétaires, et, plus largement, au sein des équipes. Elle permet également de créer des passerelles entre les différents emplois et métiers du ministère.


A terme, ces nouvelles orientations pourraient également conduire à revoir et adapter les épreuves de concours, pivot de la politique de recrutement du ministère. Une réflexion autour de la reconnaissance salariale et statutaire reste également à mener. Quelles seront les modalités de rétribution ? Quels critères de reconnaissance seront mis en place ? Quels en seront les impacts sur les conditions statutaires ? Autant de questions qui montrent l’ampleur de la démarche pour un métier souvent peu valorisé.

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